Правила эффективного онлайн совещания с китайскими партнерами

Если Вы работаете с Китаем, скорее всего опыт проведения онлайн совещаний и встреч у Вас уже есть. Пусть до Китая в принципе неблизкий, а в последние полтора года в условиях пандемии и закрытых границ, онлайн совещание становится едва ли не единственным инструментом для быстрого решения текущих вопросов. Делимся некоторыми советами и рекомендациями, как сделать общение по конференцсвязи с представителями Поднебесной более эффективным.

  1. Выбирайте правильный инструмент для совещания

В России наиболее популярны Zoom или Skype, но у китайских партнеров, как показывает практика, часто возникает множество проблем с подключением и связью. Поэтому выбор №1 для проведения онлайн конференций с Китаем – это китайский мессенджер Wechat (微信), существует также и приложение для ПК с функцией демонстрации своего экрана коллегам.

Современные китайские офисы часто строят в формате open-space, в результате, если конференция подразумевает участие нескольких коллег, часто мешает фоновый шум или помехи. Лайфхак – управляйте своим микрофоном. Всегда выключайте микрофон, если не говорите в данный момент. И убедитесь, что микрофон включен, во время Вашей речи. Если качество связи оставляет желать лучшего, попробуйте отключить видео и продолжить беседу только в аудио формате.

  1. Заранее составляйте повестку встречи

Продуманная повестка совещания, которую Вы предварительно вышлете китайским партнерам, повысит Ваши шансы на то, что в совещании примут участие нужные Вам специалисты с китайской стороны. В качестве бонуса – Вам самим будет проще вести разговор по заранее намеченным пунктам, чтобы не упустить ничего важного. В повестке напротив каждого пункта удобно делать пометки о достигнутых договоренностях и сроках исполнения – не забывайте обязательно уточнять с китайцами сроки, это крайне важно!

  1. Начинайте встречу вовремя и следите за таймингом

Онлайн встреча, как и любая встреча с китайскими партнерами, должна начинаться строго вовремя. Если Ваше общение происходит через переводчика, и используется последовательный перевод, учтите, что встреча займет в 2 раза больше времени. Если Вы выступаете модератором встречи, не стесняйтесь прервать собеседника, если тот увлекся и говорит слишком долго, забывая делать паузы для перевода.

  1. Составляйте отчет по итогам совещания

Китайцы очень любят все систематизировать. Часто они сами после совещаний готовят так называемый «меморандум» (备忘录). Составленный Вами отчет покажет Ваш профессионализм и серьезный подход к делу, а также позволит не упустить важных моментов в дальнейшей текущей работе.

Компания Китай-Казань предоставляет профессиональные услуги по переводу различных встреч и конференций с китайскими партнерами. Возможно подключение к Вашей конференции удаленно либо выезд нашего переводчика в Ваш офис.

Удачи Вам в ваших переговорах!